Система UCS:Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. Этими рабочими местами могут, например, быть:

• ведение справочника предоставляемых услуг с многоуровневой группировкой по типам и категориям;

• ведение справочника типов тарифов (базовые, групповые, корпоративные);

• определение пакетов услуг;

• ведение справочника организаций-дебиторов с разбивкой по типу организации (корпорант, туроператор, турагент, прочие)

• ведение справочника договоров по каждой организации с указанием статуса договора (проект, на подписи, активен, приостановлен, закрыт);

• определение тарифов любых услуг (проживание, питание, допуслуги) как приложение к договору с указанием периода их действия;

• возможность определения тарифа выходного дня;

• запрет поселения от организации;

• отслеживание взаиморасчетов по каждой заявке и по организации в целом;

• получение отчетов.

• резервирование (индивидуальное, служебное) по типу номера или по номеру;

• резервирование индивидуальное с учетом пожеланий гостя (закрепление конкретного номера);

• занесение брони на лист ожидания;

• учет количества гостей по возрастным категориям (взрослые, дети и младенцы);

• информация о наличии номеров по всем типам на необходимый срок с указанием максимально возможного количества гостей в каждом номере;

• выбор типа тарифа при резервировании;

• формирование произвольных пакетов услуг;

• возможность выбора дополнительных услуг при резервировании;

• автоматическое открытие фолио (лицевого счета) гостя;

• оформление (при необходимости) нескольких счетов на одного гостя;

• возможность использования информации из истории гостей для ускорения процедуры резервирования для постоянных клиентов;

• заполнение карточки гостя с подробными сведениями о нём (паспортные данные, номер телефона, факса, адреса электронной почты, адресной информации);

• внесение аванса за бронь;

• определение метода гарантирования брони;

• формирование и печать подтверждений и счетов-подтверждений по брони;

• возможность отправки подтверждений и счетов-подтверждений по факсу и электронной почте;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• анализ текущей и ожидаемой загрузки;

• поиск гостя в истории и просмотр истории гостя;

• указание статуса гостя;

• составление сообщений гостю;

• введение примечаний на карточке бронирования;

• начисление при необходимости платежей на счет гостя при оформлении бронирования;

• возможность бронирования койко-мест;

• оформление специального резервирования (для аренды офисов, длительного проживания и т.д.);

• настройка трансферов и автотрансферов услуг;

• ведение журнала изменений, внесенных при работе с карточкой бронирования, с подробным описанием действий и лиц, их совершивших;

• при необходимости возможно определение параметров резервирования;

• возможность копирования заявки;

• при отмене заявки обязательно указание причины отмены;

• сохранение заявки только при заполнении обязательных полей;

• отмена резервирования (cancellation).

• создание заявки группового бронирования;

• перенос данных группового бронирования для гостей, входящих в группу, происходит автоматически;

• выбор типа бронирования (групповое, индивидуальное (один гость от организации-дебитора), корпоративное);

• ввод статуса бронирования (гарантированное, негаранитованное, лист ожидания)

• ввод кода (названия) группы;

• ввод страны, из которой прибывает группа;

• ввод периода пребывания группы (первый заезд – последний выезд);

• ввод информации о заездах (допустимы разные сроки заезда/выезда в рамках одной заявки);

• ввод названия организации, от которой прибывает группа;

• определение политики начислений стоимостей услуг гость - группа;

• ввод размера скидки в процентах при оплате проживания (при необходимости) для группы;

• ввод размера вознаграждения в процентах (при необходимости) для организации-дебитора, размещающей группу;

• ввод списка фамилий гостей (rooming-list);

• привязка гостей по фамилиям к типам номеров;

• назначение номеров до момента заезда (room assignment);

• автоматическое распределение номеров для членов группы при выборе типа номеров;

• формирование пакетов услуг (на группу и на гостя индивидуально);

• возможность выбора дополнительных услуг при резервировании;

• возможность открытия фолио на группу;

• ввод информации о контактном лице для связи с группой;

• ввод примечаний по группе;

• выбор типа оплаты заявки;

• выбор метода гарантии бронирования;

• указание сегмента рынка, к которому относится группа;

• указание источника рекламной информации о гостинице для группы;

• ввод даты подтверждения заявки группового бронирования;

• печать счета-подтверждения заявки группового бронирования;

• возможность отправки счета-подтверждения по факсу и электронной почте;

• при необходимости возможно изменение тарифов для группы;

• учета внесенного аванса (депозита), в том числе по безналичному расчету;

• связь с карточкой организации-дебитора по групповому бронированию;

• передача сообщений членам группы;

• отмена бронирования;

• восстановление удаленной брони.

• информация о предстоящих заездах и выездах;

• информация о наличии мест в гостинице;

• информация о состоянии счетов гостей;

• графическое отображение состояния номерного фонда (электронная шахматка);

• ввод данных о заездах и выездах (check-in, check-out);

• восстановление ошибочно выписанного гостя (только в тот же день);

• подселение в номер;

• отображение свободных номеров и мест по этажам;

• размещение гостей (поселение по брони и без брони);

• для постоянных клиентов возможность использования информации из карточки гостя для ускорения процедуры поселения;

• быстрый поиск гостей;

• приём сообщений для гостя;

• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);

• бронирование номеров (индивидуальное, служебное);

• информация о текущей загрузке и прогноз загрузки на любой период;

• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• работа со счетами гостей и клиентов;

• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;

• автоматический почасовой расчет за проживание (ранний заезд и поздний выезд);

• печать и выставление счетов клиентам;

• создание мастер-фолио;

• информация обо всех платежах и услугах за смену;

• печать оперативных и сменных отчетов;

• доступ к архиву счетов;

• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;

• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;

• для иностранных граждан предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля с печатью свидетельства о регистрации;

• учет состояния номеров по различным параметрам (свободен, убран, исправен и т.п.);

• ночной аудит:

• автоматическое продление срока проживания (обработка гостей с истекшим сроком проживания);

• обработка информации о незаехавших гостях (no-show);

• автоматическое начисление платежей за проживание и пакетов услуг и т.п. на счета гостей;

• обновление статуса номеров;

• формирование статистики по гостинице;

• архивация баз данных;

• распечатка отчетов за текущие сутки.

• сохранение информации о совершенных операциях в журнале событий.

• связь с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ;

• использование нескольких дополнительных счетов (карманов) на одного гостя;

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию любой формой оплаты (наличные, кредитные карты, безналичный расчет, взаимозачет);

• внос аванса за проживание с автоматическим расчетом суммы в зависимости от количества суток;

• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;

• расчет с гостями за дополнительные услуги;

• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям (например, за копирование документов);

• возврат денег;

• отмена произведенной оплаты;

• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

• ведение справочника категорий гостей и цели приезда;

• ведение справочника сегментов рынка;

• обработка информации, полученной при регистрации гостей (использование рекламного источника, страна прибытия и т.п.);

• получение текущих отчетов о состоянии гостиницы, в том числе:

  • состояние гостиницы за текущие сутки

  • бронь на текущие сутки

  • загрузка гостиницы за текущие сутки

  • состояние номерного фонда (в виде отчета и в графическом виде)

  • данные по номерному фонду (в виде отчета и в графическом виде).

• база данных организаций-дебиторов и туристических агентств;

• полная информация об организациях (адресная информация, ИНН, расчетный счет и т.п.);

• информация о контактных лицах – работниках организации;

• возможность определения различных тарифов для определенной организации;

• определение размера скидки и её изменение при необходимости для организаций-дебиторов;

• определение размера агентского вознаграждения и его изменение для туристических агентств;

• ведение баланса организаций-дебиторов и туристических агентств;

• учет налогового статуса организаций-дебиторов и туристических агентств (подлежит организация налогообложению или нет, процент облагаемого налога);

• база данных гостей, приезжавших от организаций-дебиторов и туристических агентств;

• статистическая информация по всем заключенным договорам (сумма договора и т.д.).

• ведение справочника пользователей и разграничение прав доступа;

• ведение списка типов номеров;

• ведение списка номеров с учетом их индивидуальных особенностей;

• настройка и управление интерфейсом с системой R-Keeper;

• настройка и управление интерфейсом с телефонной станцией;

• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией);

• управление интерфейсом с кабельным телевидением;

• информация о сеансах просмотра платного телевидения;

• информация об использовании Интернета в номерах;

• настройка под любую телефонную станцию любой емкости;

• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;

• настройка прейскурантов на различные внешние линии;

• управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;

• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

• изменение расценок на гостиничные услуги;

• определение пакетов услуг;

• закрытие тарифов на определенное время (high-season, low-season);

• получение оперативных и статистических отчётов, в том числе:

• оборотно-сальдовый баланс;

• оборотно-сальдовый баланс по фолио;

• обороты по операциям;

• книга регистрации фолио с расшифровкой;

• обороты по операциям с расшифровкой;

• список транзакций за любой период;

• загруженность номерного фонда за период;

• отчет по группам (организациям).

• анализ расчетов с организациями-дебиторами и турагенствами;

• работа со счетами (фолио) гостей, организаций-дебиторов, групп;

• выставление счетов к оплате;

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов;

• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы;

• работа с любой формой оплаты;

• контроль баланса счета гостя с учетом кредитного лимита;

• перенос платежей на группу, организацию-дебитора или дополнительные счета гостя;

• автоматическое начисление стоимости оказанных услуг;

• возможность начисления платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу гостиницы на момент оказания услуги или на момент оплаты;

• коррекция при необходимости начисленных платежей;

• перенос отдельных сумм, начисленных на счет гостя, на другие счета (гостей, организаций-дебиторов, групп).

• ручное начисление услуг на счет организации (при необходимости);

• сохранение информации о совершенных операциях в журнале событий;

• доступ к архиву счетов.

• контроль состояния номерного фонда;

• управление службой горничных;

• привязка номерного фонда к зонам уборки;

• ведение списка исполнителей (горничных) с привязкой к зоне уборки;

• ведение технологических карт на каждый тип уборки;

• составление графика работы горничных;

• автоматическое составление заданий на уборку по каждому исполнителю;

• возможность ручного изменения сформированных заданий;

• учет баллов за каждую произведенную уборку;

• автоматическое балансирование нагрузки на каждого исполнителя при составлении задания;

• получение отчетов о работе горничных;

• анализ текущего состояния номеров;

• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);

• ввод информации о произведенной уборке по каждому номеру с применением переносных компьютеров типа «Palm»;

• быстрое изменение статуса нескольких номеров;

• дополнительные отметки (смена полотенец, белья, халата, цветы и фрукты);

• контроль остатков продуктов и напитков в минибарах;

• ввод информации о потребленных продуктах и напитках по каждому номеру с применением переносных компьютеров типа «Palm»;

• автоматическое занесение стоимости и количества потребленных продуктов и напитков на фолио гостя;

• автоматическое списание потребленных продуктов и напитков со склада;

• организация бюро находок;

• контроль за выдачей найденных вещей.

• инвентаризация оборудования в номерах;

• ведение технологических карт (смет) по видам ремонта;

• учет плановых обходов номерного фонда;

• учет состояния номеров (в эксплуатации/выведен из эксплуатации);

• учет заявок на ремонт с указанием типа ремонта и исполнителя;

• отслеживание исполнения проведенных работ;

• статистика по видам неисправностей;

• вывод неисправных номеров из номерного фонда.

• свыше 50 отчетов для всех служб и отделов гостиницы, в том числе: